المواصفات العامه
يحتوى نظام الشقق المفروشه على عدة انظمه رئيسيه اضافة الى الانظمه الفرعيه الملحقه لها بدون ذكر نظام سنترال التلفون ونظام المباحث . وهذه الانظمه تعمل مع بعضها البعض وكل نظام يكمل بقية الانظمه الاخرى ومثال لهذه الانظمه :
1- معلومات الشقق :
وهو المكان الذى يتم فيه إدخال معلومات كل شقه من ناحية الرقم وعدد الغرف والمواصفات الداخليه للشقه ومحلقاتها اى عدد الحمامات والمطبخ والبوفيه وصالات الجلوس وغيرها من ملحقات , وكذلك يتم فيها إدخال الاصول التى بداخلها وتعتبر هذه الاصول عهده فى ذمت المؤجر او الإدارى المسئول عن هذه الشقق ومثال لهذه الاصول التلفزيون والمكواه الكهربائيه والمحولات والثلاجه وغيرها من اصول. ويمكن إضافة فلم تصويرى لعرضه للعميل لرؤية الشقه من الداخل دون الحاجه لاخذ مفتاح الشقه والدخول فيها.
وكذلك يتم فيها إدخال اسعار تأجير الشقه من ناحية إن كان الإيجار يومى او إسبوعى او شهرى او سنوى وكذلك اسعار الايام العاديه وايام الموسم اى اشهر الصيف وغيرها من معلومات تخص الشقق يحتاج اليها النظام.
2- الخدمات الفندقيه:
وفيها يتم إدخال الخدمات التى تقدم الى النزلاء او الشقق المؤجره ومثال لذلك المأكولات والمشروبات وغسيل وكى الملابس وفواتير التلفون وأى خدمات اخرى تقدم الى المؤجر.
3- عقود الإيجار :
وفيها يتم إدخال معلومات العقود , وهنالك معلومات اساسيه يجب إدخالها لكى يتم الحفظ ، فمنها الاسم بالكامل
ورقم الجواز او حفيظة النفوس ونوع الإيجار ومدته وغيرها من معلومات اساسيه . وعند الحفظ يقوم النظام بطباعة العقد وسند القبض وتحويل المبلغ الى النظام المحاسبى كعهده فى حساب الصندوق .
4- تسجيل خـروج :
وفيها يتم تسجيل خروج المؤجر بإدخال رقم الشقه او اسم المؤجر فيقوم النظام بحساب مدة الإيجار ويضيف اليها الخدمات الفندقيه وفاتورة التلفون ويخصم الدفعات المستلمه حسب سندات القبض المدخله ويوضح صافى المبلغ المتبقى مع إمكانية عمل خصم محدود حسب النظام الإدارى المتفق عليه . ويمكن توصيل هذا النظام بنظام ماكينة البنوك للدفع عن طريق الشبكه السعوديه او الكروت الاخرى.
5- نظام الصندوق :
وهو النظام الذى يتم فيه إدخال المقبوضات اليوميه من المؤجرين خلال فترة إقامتهم والمصروفات اليوميه لشراء بعض إحتياجات الشقق اليوميه . ويربط هذا النظام مباشرة بنظام المحاسبه العامه .
6- التقارير :
وهو النظام الذى يتم فيه إستخراج التقارير الماليه والإداريه الخاصه بالمؤجرين والشقق ومثال لهذه التقارير
7- نظام الاتصال وربط المواقع المختلفه بالإداره :
وهو النظام الذى يقوم بربط الاداره بمواقع الشقق المختلفه بحيث يتم نقل المعلومات فيما بينهما للإستفاده من معلومات كل المواقع , ويساعد هذا النظام الإداره فى متابعة التقارير اليوميه الخاصه بتأجير الشقق والإيداعات اليوميه لكل موقع والحركه الإداريه والماليه للمواقع كلها . ويمكن الدخول الى هذه المواقع من اى مكان فى العالم بواسطة إسم المشغل وكلمة المرور المسموح بهما . وكذلك يستفاد من هذا النظام فى عمل الحجوزات من موقع الى موقع آخر اى بمعنى ان اى فرع يمكن الدخول الى نظام الفروع الاخرى وعمل كشوفات عن الشقق الغير مؤجره وله إمكانية عمل الحجوزات فى هذه الفروع ويمكن لكل موقع مشاهدة ما يعمله الفرع الآخر فى شقق موقعه. وهنالك ايضا إمكانية تحويل عميل من موقع الى آخر حسب السياسه المتفق عليها . وكذلك يمكن إضافة خدمه اخرى الى هذا النظام وهى ربطها بالانترنت والسماح للعملاء بعمل الحجوزات من منازلهم او مواقع اعمالهم والدفع مقدما عن طريق كروت الشبكه السعوديه مثل الفيزا والماستر والامريكان إكسبرس .
8- ميزات إضافيه :
8- 1 إمكانية تبديل غرفه بغرفه اخرى مع الخيار بإقفال الحساب القديم او نقله الى الحساب الجديد
2-8 إمكانية إضافة المرافقين بمعلوماتهم الشخصيه الى معلومات النزيل فى معلومات العقد .
3-8 هنالك قائمه سوداء لوضع اسماء النزلاء الذين غير مرغوب فى التعامل معهم مره اخرى بحيث لايسمح النظام بفتح عقد جديد لهم إلا بعد حذفهم من هذه القائمه السوداء.
